Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-XX “Gelişim Yolunda Adım Adım”

Demet DEMİRER

Sosyolog Y.Mimar

Değişim Mimarı İnovatif Yönetim Danışmanlığı Kurucusu

Eğer projeleriniz karlı ve kaliteli bir şekilde zamanında bitiyorsa, müşterileriniz sonuçtan, çalışanlarınız halinden memnunsa ve uzun yıllar bu durumu bozacak bir risk görmüyorsanız, değişmenize ve gelişmenize gerek yok demektir. Bu yazı değişim ve gelişim gerektiğini düşünenler için; örneğin projelerinin zaman-kalite-maliyet performansını yükseltmek, müşteri ve çalışan mutluluğunu artırmak ve daha karlı işler yapmak isteyenler için.

Eğer ikinci grupta yer alıyorsanız, ilk adımı attınız demektir; değişim gerektiğinin farkında olmak önemli bir adım, şimdi gelelim ikinci adıma. Değişim zordur, herkes sigarayı bırakmanın ve kilo vermenin gerektiğini bilir, ama hastalık kapıya dayanmadan ya da âşık olmadan bir değişiklik yapacak motivasyonu kendinde bulamaz. Bazen kaybetme korkusu bazen de kazanma hevesi motivasyonu tetikler. Siz, işletmenizin değişimi için hastalanacak kadar zarar etmesini mi bekleyeceksiniz, yoksa hemen bugün yeni aşklara yelken mi açacaksınız, ona karar vererek ikinci adımı atabilirsiniz.

İnsan bedeni ve beyni acıdan kaçmak ve mutluluğu takip etmek üzere tasarlanmış. O zaman işletmemizin sürdürülebilir başarısı için iş yapış şeklimizin ve ürünümüzün çalışanlarımızı, müşterilerimizi ve bizi mutlu etmesi gerekiyor. Eğer bizi işe bağlayan sadece para kazanmanın hazzı ise ve sık sık iyi para kazandığımızı düşünüp motive olmaya çalışıyorsak bu aslında pek de “mutlu” olmadığımızın işaretidir. Bu durumda para kazanmanın da sürdürülebilir olmamasına şaşmamak gerekir. O nedenle yıllık raporlarda sadece kazanılan parayı ölçmek uzun vadede başarıyı takip etmemizi sağlamıyor.

“Peki neyi ölçelim” diye düşünebilirsiniz. O zaman şimdi size bir soru:

Elinizde bir sihirli değnek olsaydı işletmenizde neyi değiştirirdiniz?

Bir yönetici veya işletme sahibi olarak bu soruya cevaben; “karınızı ve karlılığınızı artırmayı, verimliliğinizi artırmayı, işletmenizin karbon ayak izini düşürmeyi ve kredi notunuzu yükseltmeyi” gibi öğeleri sıralayabilirsiniz.

Ya çalışanlarınız onlar neyi değiştirmek istelerdi? Ne onların daha mutlu çalışmasını sağlardı?

Onların cevabı da muhtemelen gelişmek, iş yaşam dengesine sahip olmak, yaşam koşullarını iyileştirmek, başarılı olmak, dünyaya faydalı bir iş yapmak, kendini güvende hissetmek, saygı, taktir ve kabul görmek gibi öğeler olurdu.

Eğer çalışanlarınızın motivasyon kaynakları ile sizin ve işletmenizin hedefleri arasında bir paralellik yoksa delik bir sandaldasınız ve bardakla ile su boşaltmaya çalışıyorsunuz demektir. Örneğin karlılığınızı çalışan maliyetlerinizi kısmaya çalışarak artırmaya alışıyorsanız bunun gerçekten işe yarayıp yaramadığını ölçüp takip ederek değerlendirmenizi tavsiye edebilirim. Öte yandan maliyetlerinizi çalışanlarınızı geliştirerek, inovasyonu artırarak, bilgi akışında şeffaflık sağlayarak düşürmeye çalışıyorsanız bunun sonucunda, çalışan hedefleri ile şirket hedefleri arasında bir paralellik yaratabilirsiniz. O zaman şimdi 3. adımı da attınız ve çalışanlarınızın, sizin ve işletmenizin hedefleri arasında bir paralellik kurdunuz.

Sıra 4. adımda: Bir şeyi düzeltmek istiyorsak önce ölçmeye ve takip etmeye başlamalıyız. Gelişmeyi ve ilerlemeyi izlemek zevklidir. Gelişme olmadığında ise bunun kök nedenini bulmak ve düzeltip sonucu tekrar izlemek de başka bir zevktir.

İnsan beyni hayatta kalmak için göstergeler ve sonuçlar arasında bir korelasyon aramaya programlıdır. Çağlar boyunca bu şekilde yiyecek bulduk, tehlikeden kaçtık ve hayatta kaldık. Bu nedenle ölçmek ve etkenlerle arasındaki korelasyonu çözmek hayatta kalmak için büyük önem taşır. Birgün az yersiniz kilonuzun düştüğünü görürsünüz, ertesi gün de az yemeye motive olursunuz. Ertesi gün az yediğiniz halde kilo vermediğinizi gördüğünüzde başka sebepler arar ve uykusuz kaldığınız için ya da pek hareket etmediğiniz için olabileceğini düşünürsünüz. Sonra sadece kilonuzu değil bununla beraber aldığınız kaloriyi, uykunuzu, hareketinizi ve su içmenizi de ölçmeye başlarsınız. Bu verilerin arasında optimum bir denge ararsınız. Hatta “Bilmediğim bir sağlık sorunu olabilir mi?” diye tahliller ve tetkikler yaptırırsınız. Bu arada mutsuzluk yaratan bir diyetin sürdürülebilir olmadığını da bilirsiniz.

Bireysel hedeflerimiz için zihnimiz bu şekilde çalışırken, maalesef şirketlerde sadece kiloyu ölçüp “kilo verin” diye emirler yağdırarak şirketimizi sağlıklı kiloya ulaştırabileceğimizi sanıyoruz. Bunun arkasındaki kök nedene inmiyoruz. Aksine bu talimatların yarattığı stres ile kilo alımını hızlandırıyoruz. KPI (Key Performance Indicator-Anahtar Performans Göstergeleri) ve hedeflerle yönetim son derece önemli ve değerli olsa da yanlış veya eksik KPI’ları takip ölümcül sonuçlara da neden olabilir.

Birçok işletme, hızlı sonuç istiyor. Özellikle kısa dönem hedeflerle başa gelen yönetimler şirketlerin kısa dönem bilançolarını düzeltmeye ve kardan pay almaya odaklanıyorlar. Oysaki sürdürülebilir başarı bazen daha az kar etmeyi ve gelişime daha fazla emek vermeyi gerektirir.

Finansal göstergelerinizle birlikte personel devir hızı, çalışan memnuniyeti anketleri sonuçları, fazla mesai saatleri, yıllık geliştirilen yeni ürün veya iyileştirilen süreç sayısı, tedarikçilerle anlaşmazlık sayısı, müşteri şikâyeti sayısı size takip edeceğiniz KPI’lar konusunda fikir verebilir. Bu noktada, her aşamada tespit ettiğiniz KPI’ların da taşa yazılmadığını, eğer tahmin ettiğimiz gibi sürdürülebilir başarı hedefine hizmet etmiyorsa değiştirilebileceğini belirtmekte fayda var.

İşletme hedefleri ve çalışan motivasyonu arasında paralellik sağlayabilecek hedefleri kurguladık ve bu hedeflerle aramızdaki mesafeyi takip etmemizi sağlayacak KPI’ları belirledik. Gelelim 5. Adıma. Sağlıklı ölçümleme yapabilmemiz için gerekli ortam var mı? Bu KPI’ları ölçerken sonuçlardan memnun kalmadığınızda insanlar başlarına geleceklerden korkuyorlar mı? Sonuçların maaş ve terfileri ile ilişkili olabileceği konusunda endişeleri mi var, yoksa şirket içindeki kültür bunun bir iyileştirme fırsatı olduğu kabulüne mi dayanıyor. Eğer şirkette güven ortamı sağlayamazsak ölçüm sonuçlarımız her zaman gerçeği yansıtmayabilir, hatta daha da kötüsü şirkette çatışma ve suçlama kültürünü yaygınlaştırabilir. Eğer güven ortamını sağlıyorsak ve tespit edilen hata sayısını sürekli artırabiliyorsak çok büyük bir adım attık demektir. Evet doğru okudunuz: “tespit edilen hata sayısını artırabiliyorsak” diyorum. Çünkü sizin hataları tespit edemiyor olmanız hataların yapılmadığı anlamına gelmez. Hata yoksa yeni hiçbir şey geliştirmeden robotlarla seri imalat yapıyor olmanız gerekir ya da hatalar kayda geçmiyor demektir. Siz hangisinin daha kötü olduğuna kendiniz karar verin.

Eğer işletmenizde hata yapılmaması için sistemi düzeltmeye odaklanmış bir kültür var ise zaten işin yüzde %90’ı tamam demektir. Şimdi sıra 6. Adımda bu KPI’ları düzenli olarak katılımcı bir şekilde tartışmaya, hedefe katkısını ve nasıl iyileştirilebileceğini tartışmaya geldi. Eğer bunu zaten yaptığınız düşünüyorsanız kar etmemeniz için bir neden yok. Ama bunu yılda 1 defa ve kapalı kapılar ardında yönetim kurulunda görüşüp düzeltmeler için talimatlar yağdırıyorsanız üzgünüm emeklerinize yazık ettiniz.

Bu KPI’lar en fazla aylık olarak ölçülüyor olmalı, sonuçları şeffaf olarak herkes tarafından görülmeli ve takımlar süreç iyileştirmelerini kendileri tartışarak bir yol bulmalı, performansa etkisini kendileri gözlemeli. Siz bulunduğunuz noktadan asla iş süreçlerinde tam olarak ne olduğunu bilemezsiniz. Bilmenize de gerek yok zaten.

Şimdi 7. adımda bakın bakalım şirket karlılığı ne durumda? Eğer hala memnun edici düzeyde değilse, hep birlikte nerede hata olduğuna bakmakta fayda var. Kesin adımlardan birinde gözden kaçan bir şey vardır.

Döngü burada bitti mi sizce? Bir şey unutmadınız mı? Bütün bu çalışmalarla şirketi geliştirdikleri için takım arkadaşlarınız kocaman bir teşekkürü hak etmiyorlar mı sizce? Onları eleştirmeden önce siz üzerinize düşeni yaptığınızdan emin olmalısınız. Doğru kişileri işletmenize kazandırıp işletme çatısı altında verimli ve mutlu bir şekilde çalışmaları için uygun ortamı oluşturduğunuzdan emin olmalısınız.

Uygun ortam demişken, yazıyı bitirmeden size “Hawthorne Deneyi”nden “Hawthorne Etkisi” kavramından bahsetmek istiyorum. 1927 ile 1932 yılları arasında, Hawthorne‘da (ABD) bulunan Western Electric Şirketi’nde “aydınlık düzeyinin çalışan verimliliği üzerindeki etkisi” üzerine bir inceleme yapılıyor. Sonuçta aydınlık düzeyinin değiştirildiği grupta da sabit tutulduğu kontrol grubunda da verimlilik artıyor. Bu çok şaşırtıcı değil mi; buna “gözlenmenin etkisi” deniyor. Diğerlerinden ayrılarak gözlenen çalışanlar kendilerini özel hissediyorlar, bu da verimliliklerini etkiliyor. Verimliliği etkileyen bir diğer faktör ise seçilmiş bir grup olarak çalışan işçilerin kendi aralarında iletişimin ve deneyim paylaşımının artması; çalışanlar kendilerini hiyerarşi altında kaybolmuş hissetmedikleri için daha rahat soru soruyorlar ve daha rahat çalışıyorlar, sonuçta da daha verimli oluyorlar. Bu deneyin detaylarını “Hawthorne Deneyi” olarak birçok kaynakta bulabilirsiniz.

Deney sonucu beklenenin çok ötesinde değil mi. İçinde insanın olduğu her şey biraz karmaşık biraz da karışıktır. O nedenle ölçüm sonuçları ve değiştirdiğiniz parametreler her zaman korelasyonlu olmayabilir. Doğruyu bulmak için siz denemeye, insanlarla konuşmaya ve onları anlamaya çalışmaya devam edin.

Hepimize kolay gelsin.

Sosyolog Y.Mimar Demet DEMİRER‘in Önceki Yazıları

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-XIX “Burada Kararları EGOM Verir” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XVIII "Serbest Zamanlar" Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XVII “Retrospektif” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XVI “Davranış Bilimleri ve Çevik Proje Yönetimi” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XV “Deprem Sonrası Hasarların Çevik Olarak Giderilmesi” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XIV “Çevik Dijital Dönüşüm” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XIII “Şimdi Değilse Ne Zaman?” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Dönüşüm - XII “Sektörü Yeniden İnşa Etme Vakti” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XI “Kimse İsrafın Bedelini Ödemek Zorunda Değil” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - X “Zararın Neresinden Dönersek Kardır” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - IX “Kendi İş Gücünü Kendin Yarat” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - VIII “Çevik Liderlik ya da Geleceğe Liderlik Etmek” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - VII “Organizasyonel Çeviklik” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - VI “Sözleşmelerle Çeviklik” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - V “Yap-İşlet-Devret Projeleri” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - IV “Nasıl Çevikleşeceğiz?” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - III “Şeffaflıkla Hızlı ve Doğru Kararlar” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - II “Çevikleşmek için Şeffaflık; Şeffaflık için Güven” Okumak İçin

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe “Çevik Yönetim” Okumak İçin