İnşaat Tedarik Dergisi

İnşaat – Yatırım – Proje – Ulaştırma – Mimarlık – Enerji – Maden

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-X “Zararın Neresinden Dönersek Kardır”

Demet DEMİRER

Sosyolog Y.Mimar (PMP, PSM1)

Değişim Mimarı İnovatif Yönetim Danışmanlığı Kurucusu

Klasik dünyaya doğmuş bir işletmenin uçtan uca çevikliğe ulaşabilmesi için zihin yapısını, kültürünü ve iş yapış şeklini değiştiren bir süreçten geçmesi gerekiyor. Bu kadar kapsamlı bir dönüşüm doğal olarak firmaların gözünü korkutuyor ve her zaman erteleniyor. Klasik yönetim bakış açısına sahipken çevik dönüşümün hayali ve dönüşüm kararının düşüncesi bile yöneticilere son derece ürkütücü geliyor.

Klasik yönetim bakış açısı, geleceğin ön görülebilir olduğu illüzyonu ile sıkı planlamalar ve prosedürlerle yöneticilere kendini güvende hissettiriyor. Oysaki bu illüzyonun yarattığı sahte güvenden kendinizi kurtardığınızda değişim için ilk adımı atmanız daha kolay olacak ve asıl güven ortamı o zaman başlayacak. Çevik dönüşüm sürecinin kendisi de çevik yönetilen bir proje olduğu için ilk adımı atmaya cesaret ettikten sonra devamı akış içinde gelecek.

Bazen bazı işletme sahipleri benden şirketlerindeki durumu değerlendirip dönüşüm sürecini A dan Z’ye tasarlayarak planlama yapmamı talep ediyorlar. Bu durumda yapabileceğim en akıllıca hareketin arkama bakmadan kaçmak olduğunu düşünüyorum. Çevik dönüşümün kendisi de çevik yönetilmesi gereken bir süreç yani attığınız her adımda öğrendikleriniz ve yeni durum değerlendirmesi bir sonraki adımı nasıl atmanız gerektiğini size söyleyecek. Her aşamada yeniden değerlendirme gerekiyor. Sonucu baştan öngörme illüzyonundan vaz geçip yola çıktığınızda çevik çevik yani adım adım çevikleşmeniz mümkün olacak.

Nereden Başlayalım?

Bunun klasik cevabı; motivasyonu ve inancı artırmak için kolay başarı elde edilecek küçük bir proje ve istekli bir takımla başlamaktır. Evet sıra zor projeler ve takımlara geldiğinde, şirkette kazanılmış bir başarı hikayesi ve gelişmiş bir takım büyük kaldıraç etkisi yaratacaktır.

Ya yeni başlayacak küçük bir projeniz yoksa? Hatta yıllardır dur kalk kangren olmuş bir proje ile boğuşuyorsanız çevik yönetim yaklaşımlarından faydalanmaya hakkınız yok mu?

Özellikle içinden geçtiğimiz kriz günlerinde projelerin hedef süre ve bütçelerini aşmış olması sonucu büyüyen zararın bütün paydaşların motivasyonunu kırmış olması sık rastlanan bir durum. Bu ortamda tutturulamayan hedeflerle öğrenilmiş çaresizlik takımlarınızın üzerine sinmiş ve müşteriniz verdiğiniz sözlere inancını yitirmiş olabilir. Hatta geciken ödemelerle işveren müteahhit ilişkisi bir bilek güreşinde dönmüş dahi olabilir.

Einstein’ın dediği gibi “problemleri onları yaratan zihniyetle çözemezsiniz”. Gelin yeni bir sayfa açalım.

Böyle durumlarda hemen işveren ve müteahhidin yönetim ekipleri bir seri toplantı yapar, sonra planlama ofisi minimum 7-8 bin aktivitelik detaylı bir iş programı hazırlar, sonra onay süreçleri, sözleşmeye ekleme yazışmaları, hak talepleri derken aylar geçer. Eğer bunu başarıp bir sonraki adıma geçme olanağınız olursa, herkesi işlerin o programa göre biteceği illüzyonu kapsar. Ya da zaten kimse kimseye inanmaz ama sırf adet yerini bulsun diye bütün bu çalışmalar ve yazışmalar yapılmıştır ve zaten iş programı ve yeni bütçe yayına girmeden güncelliğini yitirmiştir.

Bu kısır döngüden çıkmak ister misiniz?

O zaman sakin olun, öyle kocaman A0 pafta boyutunda koca bir beyaz sayfa açmayalım, minik bir bloknottan farklı bir anlayışa doğru küçük beyaz bir sayfa açalım.

Çevikleşmeyi aceleye getirmeyin, çevik düşünce yapısının birinci şartı “adım adım gelişerek ilerlemek” bunu bir kenara yazın. Bu konuda sizinle ilerleyecek her disiplinden uzmanlar içeren, sahaya ve projeye uçtan uca hâkim istekli bir takım belirleyin ve aralarındaki duvarları, suçlama ve savunmaları kaldırın. Hatta bu takımda alt yüklenicilerinizin temsilcileri dahi olabilir, sadece 10-12 kişiyi geçmeyin. Bu takımları yeni çalışma şekli konusunda bilgilendirin çevikliği öğrenmeye ve benimsemeye başlamalarını sağlayın.

Çevik yönetim bakış açısına giriş: İşveren ve müteahhidin aynı gemide olduğunu unutmadan bu proje bittiğinde herkesin kazanmasına odaklanmadan bu süreci aşamayız. Eğer çevik zihin yapısı ile yeni bir sayfacık açacaksak bütün paydaş karar vericilerinin “çevikliğin” ne olduğu ve işi en iyi şekilde bitirme konusunda hem fikir olması gerekir.  Klasik yönetim bilinç yapısı ile sadece teknikleri kullanarak çevikleşemezsiniz. Çeviklik paydaşlar arasında eşit bir iş birliği sürecidir. Müşteri odaklılık şımarık müşteri sendromu yaratmak anlamı da taşımaz. Bu konuda alınacak eğitim ve soru cevap oturumları çeviklikten beklenti ve kazançların netleşmesi ve karşılıklı davranış modelinin belirlenmesi açısından önemlidir. Çeviklik sürekli hedef değiştirmek demek değildir, çeviklik herkesin hem fikir olduğu kısa vadeli hedefler başarılarak gelişir.

Kültür bir anda değişmez, çevikliği kendiniz öğrenerek takımlarınızı geliştirmeyi deneyebilirsiniz veya dışardan eğitim ve koçluk desteği alabilirsiniz. Bağımsız destek, paydaşlar arasındaki sürtüşmelerin yönetilmesi ve değişim sürecine güven duyulması konusunda da faydalı olacaktır.

İş verenle karşılıklı iş birliği ve yol haritası:Her şey acil demek hiçbir şey acil değil demektir.”

 Bunu duvara yazın ve birlikte gerçek bir öncelik listesi üzerinde çalışın. Çeviklik işi değer yaratan küçük teslimatlara bölmek ve önceliklendirmekle başlar. Bu aşamada öyle tüm projeyi detaylandırmaya çalışmaya gerek yok. Önünüzdeki teslim edilmesi en fazla değer yaratacak olan ve bitirilmesi en kolay olan ilk bloğun teslimi ilk hedefiniz olsun.

Her yerden başlayabilirsiniz, yeter ki her yerden birden başlamayın.

Bu çalışma yeni teslim terminleri sözü vermek ve karşılıklı yeni gecikme cezaları koymak demek değil, sadece iş verenin neye neden hangi sıra ile ihtiyacı olduğunu anlamak ve hali hazırda en kolay bitirilebilecek yerleri karşılaştırmak ve karşılıklı empati kurmak anlamı taşıyor.

Bu çalışmada alt yüklenicilerinizi hatta onların alt ekiplerini sürece dahil edin. İşverenin talep ettiği ile uygulanabilir olanın uyumlulaştığı kaba bir yol haritası üzerinde anlaşın.

Bütün bilgiyi bir odada toplamaya bakın.  Ambarda o malzeme yokmuş, beklerken bozulmuş gelen başka bir şeymiş… taşeron ekipler memlekete gidecekmiş…malzeme gümrükte takılmış… proje revizyonu gerekiyormuş… kenarda köşede bilgi kalmasın. Hedefiniz “en kolay ve en önemli bölümü teslim etmek” Bunun için de maksimum 3 ayı planlayın ve her ay işverenin işine yarayacak düzeyde bir bölümü teslim edecek şekilde işi bölün. Birinci ayı sahada ekipler gerçekleştirirken hazırlık ekipleri 2. ay ve 3. ay için hazırlıklara devam edecekler.

Aaa yoksa bu çalışmayı yapacak büyük bir mekan yok mu şantiye ofisinizde? Tabi şef odası, müdür odası, o departmanı, bu departmanı derken bilgi akışına ördüğümüz duvarlar var her yerde. Ne de olsa her departman diğerinin bilmemesi gereken çok gizli işler yapıyor.

İşveren, müteahhit, alt yüklenici hatta tedarikçi yol haritasını şeffaf bir şekilde müzakere edin. Müzakere ikna demek değildir, karşılıklı empati ve tavizlerle gerçekten en değerli olanı ortaya çıkarmak demektir. Gerekirse bu süreçte kolaylaştırıcılık desteği alın ortalık biraz suçlama ve savunma ortamına dönüşebilir bunca yaşanmışlık var ne de olsa.

  • Önünüzdeki 3 ayı birer aylık iş teslimatlarına bölün. Bu bir aylık teslimat binlerce aktivitelik iş programında bir “kilometre taşı” noktası değildir. 3 boyutlu proje görselinin üzerine bir ay sonra bu alan bitecek deyin asın duvara. Bitti derken tabi herkes aynı şeyi anlasın bu “bitti”den. Cephe asılmış yangın bariyeri yok… döşeme yapılmış süpürgelik yok… Bitti deyince teslime hazır bitti. Hatta şantiyede o bölümün girişine bir tabela koyun “bitişe 30 gün kaldı” yazın. Çevik takım olarak seçtiğiniz ekiple orayı teslim etmeye odaklanın. Onayları hızlandırın, sorun oluşturan detayları birlikte hızla çözmeleri için teşvik edin. SCRUM yönetim yaklaşımının günlük toplantı, planlama ve gözden geçirme ritüelleri 30 günlük hedefe ulaşırken doğru planlama yapmayı ve iletişimi kolaylaştıracaktır. Çevik takımın dikkatini dağıtmayın, hedeflerine ulaştıklarında takımın kendine ve paydaşların birbirine güveni artacaktır. Sonra hep beraber bunu kutlayın ve bir sonraki adımda daha başarılı olmak için neleri değiştirebileceğinizi tartışın (retrospektif yapın) hep beraber kararlar ve aksiyonlar alın. Sonra hep beraber bir sonraki adımı teslim edin. Böyle bitirerek ilerlemenin aynı anda birçok cephede savaşmaktan çok daha verimli olduğunu göreceksiniz.

Eğer çok büyük bir projede kalabalık takımlarla çalışıyorsanız buradaki başarıyı diğer ekiplere emsal göstermeniz ve süreçten öğrendiklerinizi paylaşmanız daha kolay olacaktır.

Paydaşlar arası ve işverenle kavgayı biraz erteleyin, projenin sonuna bırakmayın ama önce birkaç adım atın. Tabi ki işveren de çevik olmadan müteahhit çevik olamaz. Çeviklik karşılıklı güven ve iyi niyet gerektirir.

Çeviklik için genel geçerli kurallar olmakla beraber her işletmenin çevikliği ve çevikleşme süreci kendisine özgüdür.  Yeter ki kararlı olun. Çevik yönetim yaklaşımları sihirli değnek değildir, kararlılık ve emekle yol aldığınızda son derece tatmin edici bir sonuca ulaşmak sizin elinizde olacaktır.

Bu yazının sizin dönüşümü başlatmanıza ilham verdiğini umuyorum.

Çeviklik etkileşimdir. Müşteri ve takımlarla birlikte üretmektir. Dergimizde 10 sayıdır belli bir strateji ve akış içerisinde sizlere çeviklik üzerine yazıyorum sizler de çeviklikle ilgili deneyimleriniz veya burada gündem edilmesini istediğiniz sorularınızla ilgili iletişime geçmek isterseniz bana degisimmimari@degisimmimari.com adresinden ulaşabilirsiniz.

Kolaylıklar dilerim.

Sosyolog Y.Mimar Demet DEMİRER’in Önceki Yazıları

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-IX “Kendi İş Gücünü Kendin Yarat

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-VIII “Çevik Liderlik ya da Geleceğe Liderlik Etmek”

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-VII “Organizasyonel Çeviklik”

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik YönetimVI  “Sözleşmelerle Çeviklik”

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim – V “Yap-İşlet-Devret Projeleri”

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-IV “Nasıl Çevikleşeceğiz?”

Buluttan Bile Nem kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-III Şeffaflıkla Hızlı ve Doğru Kararlar

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe “Çevik Yönetim” – II  Çevikleşmek için Şeffaflık; Şeffaflık için Güven

Buluttan bile nem kapan inşaat sektöründe “Çevik Yönetim”– I

Copy Protected by Chetan's WP-Copyprotect.