İnşaat Tedarik Dergisi

İnşaat – Yatırım – Proje – Ulaştırma – Mimarlık – Enerji – Maden

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim – V “Yap-İşlet-Devret Projeleri”

Demet DEMİRER

Sosyolog Y.Mimar (PMP, PSM1)

Değişim Mimarı İnovatif Yönetim Danışmanlığı Kurucusu

Yap-İşlet-Devret (YİD) Projelerde Çevik Yönetim Yaklaşımları ile Rekabet Üstünlüğü

Çevik Yönetim Yaklaşımları, dış koşullarda ve projenin içeriğinde artan belirsizlikler, riskler ve karmaşıklık karşısında öngörülebilirliği artırmak ve riskleri fırsata çevirmek amacı ile 2000’lerden beri birçok sektöre yayılarak yoğun bir şekilde kullanılmaktadır. Çevik Yönetim Yaklaşımlarında temel hedef değişen müşteri ihtiyaç ve önceliklerine uygun aşamalı teslimat modeli belirleyerek en erken aşamada müşteriye değer üretimini ve dolayısı ile gelir akışı sağlamak ve değişim karşısında riski fırsata dönüştürmektir.

Çevik Yönetim Yaklaşımlarını ve projelere sağladığı katma değerleri dergimizin Kasım20 – Ocak21 – Mart21 – Mayıs21 sayılarında detaylı olarak ele almıştık (hatırlamak için bu yazılara www.insaattedarik.com.tr üzerinden erişilebilir).

Bu sayımızda Yap – İşlet – Devret / Kamu Özel Ortaklığı Projelerinde (YİD-KÖO [BOT-PPP]) Çevik Yönetim Yaklaşımlarının klasik proje yönetim yaklaşımlarına göre sağladığı avantajlardan bahsedeceğiz, YİD projelerde neden klasik proje yönetimi yapılmaması gerektiğine değineceğiz.

İnşaat projelerinde taahhüt kapsamı küçüldükçe yüklenicinin belirsizlikler karşısında sorumluluğu ve riski aynı bağlamda fırsatları da küçülür.  Eğer sadece bir tedarikçi veya alt yüklenici iseniz sizden talep edilen zaman ve kalitede işi yapmanız müşteri nezdinde sizi başarılı kılar, başaramazsanız da genellikle buna sebep olabilecek iş verenden, diğer paydaşlardan veya havadan sudan kaynaklanan birçok sebep vardır, bunlarla ilgili hak talebinde bulunarak projenizi başarılı bir şekilde yönetmiş olursunuz. Ana projenin ve işletmenin başarısı sizin açınızdan önemli değildir, siz size gösterilen hedefe ulaşmaktan sorumlusunuzdur, projeye çok önemli bir katma değer sağlama ve bundan fırsat yaratma olanağınız da kısıtlıdır. 

Bütün bu proje sürecinde sizin zaman-kalite-maliyet hedefleriniz her zaman kendi içinde çatışma halinde iken bir yandan da iş verenin ve diğer paydaşların hedef ve çıkarları arasındaki çatışma sürer gider.  Sonunda bütün bu çatışmaların dengeli bir şekilde yönetilmesinin adı Proje Yönetimi olur.

Kapsam büyüdükçe; ana yüklenici, Tasarla-Yap ve Yap-İşlet-Devret modellere geçildikçe belirsizlikleri yönetmek görevleriniz arasına girer, plandan sapmaları bağlayacağınız bir üst veya aynı seviyede paydaş yoktur.  Riskler ve bir o kadar da fırsatlar sizi bekliyor demektir. 

Yap-İşlet-Devret metodu yüksek teknoloji veya yüksek finansman gerektiren projelerde kamu tarafından kullanılmaktadır. Projelerin risk potansiyeli daha en başta metodun seçim amacı içinde saklıdır. Kamu bu riskleri devretmek için bir yüklenici aramaktadır. 

YİD Projelerde, klasik inşaat projelerinden farklı olarak, finansman yönetimi, tasarım yönetimi, işletme yönetimi yüklenicinin sorumluluğuna girmektedir. Ayrıca kamu, finans ve sigorta kurumları ve ortak girişimin ortakları paydaş yönetimini önemli bir konu haline getirmektedir.

YİD projelerde, yüklenici yaptığı iş karşılığında işverenden hakediş yapmak yerine inşaat maliyetlerini gelecekte gerçekleşecek işletme gelirlerinden karşılar.  Bu nedenle inşa sürecinde klasik inşaat projelerinde pek karşılaşılmayacak düzeyde finansman gideri ortaya çıkar.  Burası çevik yaklaşımların YİD projelerde en can alıcı katma değeri sağladığı noktadır. Temel çevik prensip: “En değerliyi en önce yap ve bir an önce pazara çık.”  YİD projenin planlama aşamasında disiplinler bazında alt paketlere bölünmesi yerine projenin kullanıma açılabilecek alt projelere, etaplara bölünmesi esastır. Her etap, bittiğinde kullanıma açılarak para kazanılmaya başlanabilir.  Bu da erken gelir elde etme ve elde edilen gelirle sonraki fazları finanse etme olanağı sağlar.  Bu sayede kredinin tutarı düşüp süresi kısaltacağı için yükleniciye büyük avantaj sağlar.  Bu etaplama planı kapalı kapılar ardında tepeden inme değil, yine çevik prensipler gereği ortak akılla yaratım sürecinde kritik proje paydaşların katılımı ve taahhüdü ile geliştirilir, burada son kullanıcı tarafından kullanılabilirlik ve en erken yapılabilirlik birlikte değerlendirilir.  Klasik müteahhit “Anlayışı hakkedişte en karlı kalemi en önce gerçekleştir, finansal ilerleme sağla” bankadan para çekmeyi hızlandırır gibi görünse de büyük resimde yükleniciye ve projeye zarar verebilir. 

Çevik prensiplere uygun olarak etaplama sonucunda alt yüklenicilerin iş birliği içinde çalışarak toplam proje süresini nasıl kısalttığı konusu ile ilgili açıklamaları daha önceki yazılarda bulabilirsiniz (www.insaattedarik.com.tr)

YİD projelerde çok sayıda tarafın koordinasyonlu bir şekilde projeye dahil olması gerekir. Tek noktadan yönetiliyor gibi görünse de YİD projelerde hesap verilmesi gereken kamu, finans kurumu, sigorta kurumu, müşavir gibi birçok etkin dış paydaş ve bunlara ek olarak Ortak Girişim paydaşlarının merkez yönetimleri bulunmaktadır. Bunun sonucu bürokrasi, raporlar ve yazışmalar yoğun bir akış içindedir. Rapor ve onay akışı en ufak tedarikçiden hatta danışmandan yukarı doğru silsile halinde artarak yürür.  Bu bilgiler ışığında sürekli işin ne zaman biteceği, kaça mal olacağı ve kalitesi ile ilgili projeksiyonlar yapılır.  Her bir karar için onlarca toplantı yapılır imzalı dokümanlar onlarca kişiyi dolaşır.

Sırf bu dokümantasyon işlerini hatasız yapabilmek değişikliklerde hak talebinde bulunabilmek için her paydaş sürekli olup biteni takip etmek doğru bilgiyi elde etmek ve iletmek amacı ile hatırı sayılır sayıda personel bulundurur, adam saatler harcanır, yazılımlar kullanılır; yine de hazırlanan dokümanlara %100 güvenilmez, öte yandan zaten bu dokümanların birçoğu hiç açılmaz ve kullanılmaz. Mahkemelik olma durumunda lazım olur diye ihtiyati olarak depolanır.

Çevik Yönetim Yaklaşımları şeffaflık ve güven üzerine inşa edilir. Multi-displiner takımlarda hesap sorma ve koordinasyon toplantılarının, tutulmayacak sözlerin yerini birlikte çalışıp üretme ve taahhüt etme toplantıları yer alır. Kapalı kapılar ardında, silo ofislerde koordine olmamak için oluşan oda düzeninin yerini duvarlarda ya da ortak dijital alanlarda gerekli bilgilerin şeffaf bir şekilde yer aldığı ortak çalışma alanları bulunur. Suçlama ve savunma biriktirme yerine birlikte üretme ve en iyi çözümü bulma esastır. Bu nedenle iç paydaşların birbirine, günü kurtarmak için, tutamayacakları sözler vermelerine, yapılamayan işler için bahaneler üretmelerine ihtiyaç kalmaz bütün paydaşlar işi kotarmak için odaklanırlar.

Çevik Yönetim Yaklaşımlarının temel aldığı yalın bakış açısında israfı önlemek esastır ve gereksiz bürokrasi de israftır. Bu gözle bakınca bir işi parçalara bölüp parçalar arasında koordinasyon sağlama ve suçlama-savunma dokümanları biriktirme büyük israfıdır. Birlikte üreten paydaşlar hedefe maksimum performansla ulaşmaya odaklanır. Bulunan ortak çözüme hep birlikte imza atarlar. Disiplinler tarafından, aşağıdan yukarıya hazırlanan ve birçok tutarsızlıklar içeren raporların kontrolü ve toparlanması yerine, iş birliği içinde tek güvenilir doküman hazırlanır.

YİD yüklenicisi tasarım sorumluluğunu ve riskini üstlenirken bu süreci proje için daha verimli hale getirme şansına da sahiptir. Klasik yönetim anlayışında tasarım dokümanları tamamlandıktan sonra uygulama ve tedarik ihale süreçleri başlatılır ve tasarımcıların uygulama ve işletme süreci ile ilgili bütün bilgilere bu aşamada vakıf olması ve dikkate alması beklenir. “Tamamlanmış Tasarım Dokümanları” ile fiyat rekabetine dayanan ihaleler yapılır. Sonra birçok değişiklik talebi ile iş tahmin edildiğinden çok yüksek bir maliyete ulaşır. Projeyi hayata geçirecek alt yüklenicilerin ve işletme temsilcilerinin en erken aşamada projeye dahil edilmesi ve tasarımın birlikte olgunlaştırılması; sahada ve işletme sürecinde problemlerin minimize edilmesi ve en uygun şekilde tasarlanmasını sağlayacaktır. Bu şekilde uygulama metodolojisinin de tasarıma dahil edilmesi sağlanır ve uygulama sırasındaki değişiklik talepleri ile buna bağlı aksamalar minimize edilmiş olur.

İşletme sürecinin de sorumluluğunu alarak yüklenici kendi kendinin müşterisi haline gelir.  İşletme süreci hedeflerinin tasarım ve uygulama süreçlerinde dikkate alınması son derece kıymetli bir durumdur. İşletme süreci dikkate alınmadan minimum maliyet ve satış amacı ile yapılan projelerde yüksek işletme ve hatta yenileme maliyetleri ortaya çıkmaktadır.  Yüklenicinin işletme hedefi ile projeyi yapılıyor olması “yap-kaç” müteahhitlik anlayışını ortadan kalkmasını ve en optimum çözümün bulunmasını sağlar. Bu bakış açısı diğer projelere de örnek olmalıdır.

Bütün bu iş birliği ve birlikte üretim sürecinin pürüzsüz ilerlemesi için sözleşme yönetimi kritik önem taşır. Sözleşme yönetimi dendiğinde genellikle katı sözleşmeler yapmak ve bu sözleşmeler ile işveren olarak iş göreni ezmek ve mahkeme koşullarında üstünlük sağlamak anlaşılır. Oysaki bir projede sözleşmelerin çok düşük bir yüzdesi mahkemede biter ve “işverenin hakkını korumak” adına çatışmayı tetikleyen sözleşmeler yaygın bir şekilde sağlıklı iş birliği kurulmasını engelleyerek sistematik bir şekilde projeye zarar verirler.

YİD projelerde tasarım-tedarik-işletme sözleşmelerinin tek noktadan bütünleşik bir şekilde hazırlanması olanağı vardır. Tüm sürecin kontrolünü elinde bulunduran yüklenici isterse iş birliğini destekleyecek, değişimi kucaklayacak sözleşmeler hazırlayabilir. 

Önümüzdeki YİD ihale teklifinizi daha önce deneyimlemediğiniz bir yönetim yaklaşımı ile hazırlayamazsınız bu çok büyük risk olur. Başlangıç olarak klasik yönetim yaklaşımı ile teklifinizi hazırlayıp ihalesini almaya hak kazanmış olduğunuz YİD projenizi çevik bakış açısı ile tekrar gözden geçirip iyileştirme fırsatlarına bakabilirsiniz. Unutmayın çeviklik adım adım iyileşme ile gerçekleşir. Sizin organizasyonunuz da bir anda süper çevik olmayacaktır ama adım adım bir uçtan çevikleşmeye başlayabilir. Erken aşamada alt yüklenici ekiplerini projeye dahil ederek başlayabilirsiniz. Bu ekiplerle kullanıcının da tercih edeceği etaplamayı planlayıp tasarımı birlikte tek seferde geliştirebilirsiniz. Bu alt yüklenicilerin de alışkın olmadığı bir tarz olduğu için başlangıçta bocalayacaklardır, ancak başarılı sonuçlar elde etmek sonunda herkesi mutlu edecektir.

Gelecek sayımızda değişimden ve belirsizlikten birlikte fırsat geliştirmeyi, birlikte üretmeyi teşvik eden sözleşmelerden bahsedeceğiz.

Yazı Dizisinin Önceki Yayınları

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-IV “Nasıl Çevikleşeceğiz?”

Buluttan Bile Nem kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-III Şeffaflıkla Hızlı ve Doğru Kararlar

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe “Çevik Yönetim” – II Çevikleşmek için Şeffaflık; Şeffaflık için Güven

Buluttan bile nem kapan inşaat sektöründe “Çevik Yönetim”

Copy Protected by Chetan's WP-Copyprotect.