Tesis Yönetimi Nedir?

Süreyya ŞAHİN

Makina Mühendisi

UTTMD Üyesi

Modern dünyanın getirilerinden belki de en büyüğü şehirleşme ve bunun etkisiyle binaların gelişmesi ve değişmesidir. Şehirler geliştikçe binalarda gelişir. Gelişim ve değişim birbirini tamamlayan dişli çarklar gibi biri diğerini tahrik eder ve bu süreklilik devam edip gider. Şehirler geliştikçe önceki alt yapıları yetersiz kalır ve gelişim yeni sorunları beraberinde getirir. Sorunlar çözüldükçe eski altyapı üzerine çoğu pratik çözümlerden oluşan eklentiler zamanla yeni problemlerin çıkmasına sebep olabilir.

Konut, plaza, yatay veya dikey siteler, yüksek binalar, oteller, sağlık ve yaşam merkezleri, stadyum, alışveriş merkezi, fabrika, enerji santrali, nükleer tesis, okul, üniversite ve Ar-Ge merkezleri, hava limanı, tersane, askeri üs, çiftlik veya bunlar gibi binalardan veya benzeri yapılardan oluşan yerleşkelerin tamamı işlevini düzgün şekilde yerine getirmek için yönetilmeli ve işletilmelidir. Bina ve tesislerin yönetilmesi hukuksal, idari işler, ekonomi, finans, muhasebe, teknik, güvenlik, peyzaj, temizlik, yemek hizmetleri, satın alma ve tedarik, alt yüklenici ve sözleşme yönetimi, insan kaynakları, halkla ilişkiler gibi çok farklı disiplinlerin bir araya gelmesi ve uyum içinde hareket edilmesini gerektirir. Yapı, bina ve tesislerin, ikamet, imalat, eğitim, sağlık, enerji, askeri, hizmet gibi esas işlevini yani ana faaliyeti sürdürebilmesi için profesyonelce işletilmesi ve yönetilmesi gerekir.

Bina ve tesislerin işletilmesi veya yönetilmesi, uluslararası literatürde “Facility Management” olarak kavramsallaştırılırken ulusal alan yazında “Bina Yönetimi, Site Yönetimi, Tesis Yönetimi, Fabrika Yönetimi, Kampüs veya Yerleşke Yönetimi, Bina ve Tesis Yönetimi” olarak farklı şekillerde isimlendirilebilmektedir. Çoğu tanımlamada “işletme ve yönetim” ifadeleri yanlış şekilde eş anlamlı olarak kullanılabilmektedir. Son zamanlarda, özellikle 21.12.2017 tarihinde Tesis Yönetim Derneği (TRFMA) kurulmasıyla birlikte ülkemizde de “Facility Management” kavramı daha çok “Tesis Yönetimi” olarak anılmaya başlanmıştır. TRFMA tanımına göre Tesis Yönetimi (Facility Management); tesisin sürdürülebilmesi ve geliştirilmesi için “insan, mekân, teknoloji ve süreçleri” birleştiren, birden fazla disiplini kapsayan, uzmanlık ve deneyim gerektiren bir meslektir.

Dünyada tesis yönetimi yetmişlerde yüksek binaların artması ve bilgisayarın iş yaşamına girmesi ve ofis yapılarının değişmesiyle, Amerika Birleşik Devletleri’ndeki tesis yönetimi firmaları özel bir organizasyonun oluşturulmasına yönelik adımlar atmaya başlamıştır. Aralık 1978’de Herman Miller Research firması Michigan’da bir “Verimlilik Üzerine Tesis Etkisi” konferansına ev sahipliği yapmıştır. Bu konferansta Ulusal Tesis Yönetim Birliği’nin (NFMA) üç kurucusu George Graves, Charles Hitch ve David Armstrong profesyonel tesis yönetimin gereklerinden bahsederek dernekleşme gerektiği vurgusu yapmış ve Mayıs 1980’de Graves bir tesis yönetim derneği kurmak için ilk adımı atmıştır. 1981 yılında derneğin adı “Uluslararası Tesis Yönetimi Derneği” (IFMA) olarak değiştirilmiştir.

Ülkemizde profesyonel olarak Tesis Yönetimi son on yılda gündeme gelmeye başlamış bir sektördür. Şüphesiz site yönetimleri, kooperatif ve bina yönetimleri çok eski bir geçmişe sahiptir. Hatta eski dönem odabaşılık ve han odabaşılığı sistemini tesis yönetiminin ilk çeşitlerinden biri olarak değerlendirebiliriz. Ancak sistemsel ve profesyonel olarak bina, tesis ve yerleşkelerde gerçekleştirilen ana faaliyetin düzgün şekilde devamı için tesis sürekliliğinin de sistemli şekilde işletilmesi ve yönetilmesi gerekmektedir. Türkiye’de bina ve tesislerde ana faaliyeti yürüten tesis sahipleri temizlik, güvenlik ve teknik bakım gibi destek hizmetleri farklı tedarikçilerden veya bir kısmını kendi bünyelerinde çözerken bir kısmını dış hizmet alım yoluyla sürdürmüştür. Oysa gelişen teknoloji ve değişen rekabet koşulları gibi iç ve dış dinamikler gözetildiğinde tesislerin ana faaliyete odaklanması için tesis yönetim hizmetinin profesyonel ekiplerce yapılması çok daha sağlıklı ve sürdürülebilir bir yaklaşımdır.

Tesis yönetimini sadece temizlik, güvenlik ve teknik bakım olarak değerlendirmek gibi kısıtlı bir bakış ana faaliyete de zarar verecektir. Tesis yönetimi dünya genelinde profesyonel olarak yaygınlaşan ve geniş fırsatlar sunan bir sektördür. 2018 yılında yayınlanan ISO 41001 Tesis Yönetim standardı bu çerçevede oldukça önemli bir yaklaşım sunmaktadır. ISO 41001 ana faaliyet stratejilerine dayalı bir talep organizasyonu ve buna paralel tesis yönetim stratejileri ve politikası oluşturulması gerektiğini ortaya koymuştur. Ayrıca ülkemizde faaliyet gösteren Ulusal Mesleki Yeterlilik Kurumu (UMYK) 6. Seviye bir Tesis Yöneticisi standardı yayınlamıştır. Buna göre önümüzdeki yıllarda tesis yönetimi profesyonellerinin Tesis Yöneticisi mesleki yeterlilik belgesi alması ve bu alanda asgari bilgi ve becerilerini belgelemeleri gerekecektir.

Tüm bunlar çerçevesinde tesis yönetimini bina, tesis ve yerleşkelerde yürütülen ana faaliyete paralel olarak tesis gereklerine ve taleplerine uyarlanmış bir tesis yönetim stratejisi ve politikası geliştirerek profesyonel yönetsel faaliyetler bütünü ve süreci olarak tanımlayabiliriz.